会議や打ち合わせは目的のかたまり

こんにちは、Gaji-Labo山岸です。

山岸はプロセスファシリテーターという立ち位置で仕事をしています。そんなわけで、ジョインするプロジェクトでは、会議や打ち合わせのやりかたを改善したりアップデートしたりすることが多いのです。

今回は、山岸がプロジェクトの中でいつも話していることを、ちょっとだけまとめてみたいと思います。

会議や打ち合わせには目的がある

すごく当たり前のことだけどちゃんと言わないといけないこと、それは会議や打ち合わせには目的があるということです。当たり前すぎて、今さら感があるかもしれませんが、そうなんです。

会議ほどわかりやすい最小単位の「目的のかたまり」ってないと思うんですよね。

だから、それを意識せずに打ち合わせをはじめてしまうということは、すでに転んでいるのと同じこと。正確な目的の設定と把握はいい打ち合わせのための最低条件だと思います。

会議や打ち合わせにはゴールがある

これも当たり前のことなのですが、目的があるということはゴールがあるということです。つまりゴールに到達するための条件も存在します。さらに、その条件をクリアするために取るべきアクションを必要とします。

会議自体は目的じゃないしゴールでもない。物事を前に進めるために必要な要素が詰まったコラボレーションの場、それが会議体や打ち合わせの場だと思うのです。

会議や打ち合わせって、いたってシンプル

目的があって、ゴールがあって、到達条件があって、必要アクションがある。こんな明確な話ってありますか? びっくりするほどシンプルですよね?

むしろあらためて書いてみて、私自身がびっくりしました。

目的までの道のりイメージ
いつも即興でホワイトボードに絵を描いて説明します

シンプルなはずなのに複雑に見えたり無駄に見えたりする会議・打ち合わせは、何かがおかしい状態なのかもしれませんね。すくなからず、疑ってかかったほうがいいんだと思います。

会議や打ち合わせの質を上げるためには、それらのキー要素を明確に抑えておくことが大事です。当たり前のことだけど、当たり前だから大事。会議や打ち合わせの質を上げたいと思っている方は、まずはそこを見直してみるといいかもしれません。

でも、いつもうまくいくとは限らない…

それだけ必要要素がはっきりしていても、会議や打ち合わせがうまくいかないときはいかないですよね。要素がわかっていても、どうしたらクリティカルな目的や条件を設定できるのかという課題が残りますし、それをどう活かすかという課題もあると思います。

それらはまた別の機会に書いてみますね!

そして私にはそもそもの反省点が…

プロジェクトでは散々打ち合わせの質を改善する仕事をしてるのですが、意外と社内ではそういう話をしないまま過ごしてしまったりしていて、これはよくないなと感じています。なので、気軽に記事にしてみようかなと思い立ちました。

自分では当たり前になりすぎて原則が透明化してしまい、まるで暗黙知みたいになってしまっているんですよね。でも、それって暗黙知でもなんでもない。きちんと切り出せるロジックがある。

少なくとも私は、うまくいく打ち合わせにはそれなりの原理原則があって、ロジックがあると考えています。ロジックがあるから、それを可視化することもできるし言語化することもできるんです。要はさぼっていただけ… そもそもの反省点を、大いに反省いたします…。

今後はさぼっていたロジックの言語化をネタにするシリーズも書いていきたいなと思います。気軽に! 気軽にね!

もし気になったら、気軽に遊びに来てください

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投稿者 山岸 ひとみ

主にサービスデザイン案件や新規事業・スタートアップ案件を担当し、サービスデザイナー/プロセスファシリテーターとしてビジネスとデザインが密接な領域で活動。柔軟なプロセス設計を持ち味にして、チームの成果と成長に貢献しています。社内ではメンバーが健康に働ける環境の整備やひとりひとりの成長のためのしくみづくりなどを担当。おいしいコーヒーを買ってくる担当もやってます☕