一時的な出社日の廃止と各自の判断でフルリモート勤務に切り替えることが可能な状態へ

いろいろな情勢を踏まえて、リモートワークを選択する会社さんが増えていると思います。Gaji-Laboでも今週から一時的に勤務体系を変更し、出社日を廃止しました。出社しなければいけない日をなくし、各自の判断でフルリモートでの勤務を可能としています。

現時点では、スタッフ全員が自己の判断でリスク回避できることを重要視しており、出社禁止という措置は取っていません。出社が必要な場合は、できるだけ混雑を避けて移動するようにしたり、出社時や外出から戻った際の手洗いなどを業務命令としたりすることで、リスク回避の行動を徹底してもらうようにしています。

もともとリモートワークには慣れている

弊社はもともと出社日を月水金としており、火曜日と木曜日は各自の判断でリモートワークOKにしています。また、花粉の時期などは各自の判断で出社日を減らす調整ができるようになっています。つまり普段からリモートワークの割合が多い会社なのです。

オフライン+オンラインのハイブリッドミーティングの様子
こんな感じでオフライン+オンラインのハイブリッドミーティングをすることもある弊社です

慣れてはいても、油断するとコミュニケーションロスが起こる

最近では社内のコミュニケーションが活発化していることもあり、出社日が増えているメンバーも多くなっていました。従来は出社日を設けていたため、打ち合わせや調整のための会話などを出社日にまとめて行うようにしていましたが、フルリモートとなるとそうはいきません。

特に最近はOKRの導入に伴ってオフィスでのコミュニケーションが激増していて、コミュニケーションの機会が減るのはもったいないと感じる部分もあったりします。もともとリモートと出社のバランスをうまいこと取っていたチームだからこそ、逆にペースが掴みづらくなる可能性があるのかもしれませんね。

リモートワークにはみんなの意識と協力が必要

先日は森田がポモドーロテクニックのことを書いていましたが、個人の作業への集中度合いと同じくらい大事なのがメンバー同士のコミュニケーションの質です。個人の集中力を上げるだけでは、チームでの生産性を上げることはできません。リモートワークが難しいと言われる理由の大半はチームでのコミュニケーションなのではないでしょうか。

リモートワークでトラブルになりやすかったり作業の遅延が発生しやすくなったりするのは、必要なやり取りへの返事がないこと/大幅に遅れることだと言えます。弊社では創業時からリモートワーク勤務日を設けているため、そのあたりについては嫌というほど実感しています。

いつも完璧にやれているわけではないし、ペースが崩れるかもしれないという懸念もある。そんなこんなで、改めてリモートワーク時のルールを社内で共有することにしました。

コミュニケーションを維持するためのルール

当たり前のことばかりではありますが、主に以下の4つについて共有をし直しました。フルリモートになることによるトラブルの発生や生産性の低下を抑えるため、みんなで協力していくためのルールです。

  • 在席と稼働可能時間の可視化
  • 各種コミュニケーションツールへの即レス
  • オンラインミーティングの活用
  • 依頼内容と期限の明示

これらの内容について社内esaにまとめ直し、気持ちも新たに実践しています。早速Slack上で「こうしたらもっとよくなるのでは?」「ああしたらいいのでは?」という会話も出たりして、いい感じです。

これまではあえて設けていなかったタイプのルールもありますし、もともと自然とやっている内容もあります。流れの中でやってきたことでもあるので、今改めてルールを見直してアップデートできたのはよい機会でした。

厳しい会社さんに比べればゆるいルール・ゆるい内容ですが、無駄に縛りすぎず、みんなで工夫しながらポイントを絞って、効果的なルール運用を目指せればと思っています。

この機会に、オンラインで気軽に面談してみませんか?

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投稿者 山岸 ひとみ

主にサービスデザイン案件や新規事業・スタートアップ案件を担当し、サービスデザイナー/プロセスファシリテーターとしてビジネスとデザインが密接な領域で活動。柔軟なプロセス設計を持ち味にして、チームの成果と成長に貢献しています。社内ではメンバーが健康に働ける環境の整備やひとりひとりの成長のためのしくみづくりなどを担当。おいしいコーヒーを買ってくる担当もやってます☕