振り返りシートとmiroを使ったオンライン面談の進め方

2月の半ばからフルリモート勤務が可能な形に切り替えているGaji-Labo。フルリモートなりのコミュニケーション方法を改めて考え直したり、この期間に新メンバーが入社したことでフルリモートの難しさを違う形で実感したり、いろいろなことがありました。

四半期ごとに実施している振り返り面談

以前から弊社では、四半期に一度しっかりめの個人面談を行っています。その面談をQ面談または振り返り面談と呼んでいます。フルリモートワーク期間の今も、10期3Qの振り返り面談を順次行っているところです。

なぜ振り返り面談と呼んでいるのか

弊社では当初から、四半期ごとの面談は自分を振り返るための面談と位置付けています。会社が個人を評価するためではなく、自分自身の成長を振り返って自分のスキルやキャリアを考えることが目的です。

1年間でどんな成長をしたいか計画して、3ヶ月ごとに振り返るサイクルを提供するイメージ。自分自身の目線で自分自身を振り返りながら自分自身の成長を確認するための時間として使ってもらっています。

メンバー全員が同じフォーマットの振り返りシートを使い、全員の分がお互いに見られるようになっています。

振り返りシートのキャプチャ
Gaji-Laboの振り返りシートは、スプレッドシートを使ったシンプルなフォーマットです

振り返りシートのサンプル

いつも使っている振り返りシートと同じシートを self-reflection-sheet-ver3.0.0-sample に置いています。サンプルなので内容は入っていませんが、どんな項目があるのか気になる方はスプレッドシートの中身をチェックしてみてください。

オンライン面談に切り替えて変わったこと

今までは対面で行っていた振り返り面談ですが、実はやっていること自体はあんまり変わっていません。振り返りシートの内容を共有しながら、必要であればホワイトボードに図を書いたりしながら、会話をする流れです。

対面で話しているときは物理ホワイトボードを使っていますが、オンラインではmiroというサービスを使っています。無限に広がるホワイトボード上に、ふせんを貼る機能や図形を描き込む機能などがあり、iPadなどを利用すればペンで書き込みをすることもできます。

あるメンバーとの面談では今関心を持っている話題や取り組みたい内容についてインスピレーションを得られるような図を描きながら話してみたり、

面談メモ2のキャプチャ
課題に取り組む姿勢や考え方についてゆるゆる描いた面談メモ

別のメンバーとの面談では、課題を解決するための取り組みをどう改善するかを考えるために、必要な要素をひとつひとつ描き出しながら話してみたり。

面談メモのキャプチャ
いろいろな考え方に共通する要素を描き出した面談メモ

※上記の面談メモは本人たちの了承を取って載せています。

Zoomでビデオ通話をつなぎながらmiroを画面共有する、というのが今のところいちばんしっくりくるオンライン面談方法になっています。

オンライン面談から対面に戻ることがあったとしても、miroを使用したメモの共有はデフォルトにしてもいいかもしれないな、と思っています。とはいえ、物理ホワイトボードも大好きなので、それはそれで手放し難いですね!

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投稿者 山岸 ひとみ

主にサービスデザイン案件や新規事業・スタートアップ案件を担当し、サービスデザイナー/プロセスファシリテーターとしてビジネスとデザインが密接な領域で活動。柔軟なプロセス設計を持ち味にして、チームの成果と成長に貢献しています。社内ではメンバーが健康に働ける環境の整備やひとりひとりの成長のためのしくみづくりなどを担当。おいしいコーヒーを買ってくる担当もやってます☕