リモートワークでも困らないチームのテキストコミュニケーション
こんにちは、Gaji-Labo 横田です。
弊社では受託でHTML＋CSSコンポーネント・JavaScript・Rails view等フロントエンド開発をお手伝いしており、プロジェクトをスムーズに進めるコミュニケーションツールとしてSlackやGitHubを多く使っています。
今回はチームの一員として、わたしが普段から心がけている進捗状況の共有方法や、協業するメンバーの手を止めないテキストコミュニケーションのちょっとした工夫を書いてみます。前半は普段から心がけていること、後半はGaji-Laboがフルリモート体制になってからより強く心がけていることをまとめました。
普段から実践を心がけていること
誰にむけての発信かを明確にする
特定の相手にむけてコメントする時は必ずメンションしています。情報が届けたい相手に届くことが重要なので、社内では時間や相手の都合を気にしてメンションを躊躇しないようにしています。
逆にメンションを受け取る時は、業務時間やプライベートにあわせて通知のオンオフをコントロールしています。社内では受け手として通知コントロールの工夫を行っていますが、顧客とやりとりする時には相手側のルールにあわせてメンションのタイミングを確認するようにしています。
返事や反応がほしい時はどんな？ どうやって？ いつまで？ を明確にする
例えば、現状の事実／困っていること／要望などを箇条書きにし、何に対して答えを得たいのか、コードレビューであればどこを重点的にチェックしてほしいかなど、できるだけ具体的な書き方を意識して書いています。
相手に返事や反応を期待しているときは特に、回答にかかるコストを想像しながら伝え方を選ぶようにしています。こちらの問いかけ次第で、相手はリアクションだけすれば十分な場合もあるし、yes/noだけで答えられるような、負担の少ないやりとりにもなり得ます。
明確な回答期日がある場合は、必ず書き添えます。期日がない場合も、ない旨を書きます。期日直前や直後にはリマインドすることもあります。
伝えたい内容の順番や言い回し次第で、主旨や重要度の印象は変わります。わたしがいちばん伝えたいことってなんだっけ？ と毎回悩みながらテキストにしています。
見て欲しい資料は必ずリンクやスクリーンショットを付ける
「ドライブにあります」「issueに書きました」では、相手が自分でリンクを探さなくてはいけないので時間の無駄になります。なにか見てほしい時は、暗黙の了解に頼るのではなく、明示的に毎回リンクやスクリーンショットを貼っています。
DMせずにオープンチャンネルでやりとりする
1対1の会話であっても内容に適したオープンチャンネルを選んでやりとりするようにしています。チームの中で情報を目隠ししてしまうと、メンバーが文脈を理解できなくなったり、自分の知らないところで話をされているかもしれないと不安になって、オープンに発言しづらくなってしまいます。適したチャンネルで常にやりとりを共有しておくことで、他のメンバーがフォローできることもあります。
分からない、理解できないことも相手に伝える
把握したことだけでなく、どこは理解できていないか、何が分からないか、情報理解度の境界線を明確に伝えるように意識しています。問題がある場合は切り分けのヒントになったり、次に試すとよさそうなアクションを相手が伝えやすくなります。
フルリモートになってからより意識していること
ここまで挙げた内容はいずれも基本的な内容ですが、対面でもリモートであっても変わらず実践を心がけていることです。
そして現在、一時的にではありますが弊社もフルリモート体制となり、テキストコミュニケーションの重要性がさらに大きくなりました。
チームメンバーとのやりとりをより効率化できそうだったり、出社しなくなったことで不足しているかもしれないタッチポイントをどう補っていくかなど日々試行錯誤している中で、より大事だと実感したことも挙げてみます。
共通言語を正しく使う
表記や定義やコードネームがあいまいだったり、人によって使い方が異なっていたりすると、認識のすり合わせそのものにコストがかかります。その先のステップにスムーズに進むため、細かなことでも違っていればお互いにまめに確認をとるようにしています。
早めの反応を心がける
離れたところで仕事をしていると、自分も相手も今何をしているかが見えにくいです。自分にメンションされたコメントはリアクションだけでも早めに反応して後で対応をする旨を声がけしておくなど、お互いに手が止まることのないようなやり取りを心がけています。
絵文字を使う
テキストコミュニケーションでよく言われていることですが、文脈によって絵文字を効果的に使い、口頭や対面で伝えるのに近い温度感ややわらかさを同時に伝えられるとよさそうだなと実感しています。
フルリモートでもコミュニケーションに強いチームに
社内でのやりとりでも顧客とのやりとりでも、プロジェクトごとのルールに合わせながら小さなノウハウをこつこつと積み重ねて、チーム内のコミュニケーションをより向上できるよう心がけています。
チームみんなが課題に集中でき、プロジェクトを前に進められるテキストコミュニケーションを目指して、これからも工夫していきます。
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