社内のボトルネックを解消していきたい
先月初旬は11期に入り一年通してどんな活動をしていくか考えながらOKRの設計を進めていました。
まずはこの1Q（2020/07-09）で社内のこまごまとしたボトルネック解消を進めることにしたのでそのあたりの話をまとめてみます。
この Blog で何度も触れているように Gaji-Labo ではOKRの導入以降飛躍的に活動量と成果が増していると感じています。
一方で得意なことは成果が増えているのですが、苦手なことや整備できていないことは課題として積み残しになっている現実もあります。
その結果、積み残し課題がボトルネックとなり成果の最大化にはまだまだ遠い状態だと感じています。
どんなに素早く大きく活動してもどこかにボトルネックがあれば稼いだ時間も積み上げた成果も半減していきます。今期はこれまで見てみぬふりをしてきた社内のボトルネックを解消し社内の活動を最適化していきたいです。
社内に散らばるボトルネック
Gaji-Labo は役員含めて総勢8人と少数の会社です。そのため普段は実案件の対応を優先し案件範囲内の仕事のみ最適化を進めていました。
その結果、下記のあたりは問題ないと感じていますが
- プロジェクトにアサインされたメンバー同士やお客様とのコミュニケーション・タスク管理
- 各作業者の作業量・速度
- 納品やクロージングに向けた対応
下記のようなプロジェクト開始前後の対応やプロジェクトを横断した業務改善は未整備の状態が続いています。
- 新規顧客や見込み顧客との接点づくりやコミュニケーション
- 案件受注に向けての段取り
- 納品後の請求や次回に向けてのコミュニケーション
- プロジェクトやチーム間でのノウハウ共有・改善活動
- 決算・経理などのバックオフィス業務
- 案件外のピープルマネジメント
要は、プロジェクトは社内一丸となってぶん回せるけど、プロジェクト外のことは属人的なままという状態です。
そして社内の活動量が増えていくにつれて属人では処理が追いつかない状態になりつつあります。
これまでボトルネックの解消をまじめに取り組んでいなかったこともあり、ボトルネックが存在する場所もバラバラで「これは分散化できているのにこれは属人なの？」というちぐはぐな状態も多くあります。一箇所にスコープをあてて改善すれば解決。とはならないのも厄介なところです。
まずは散発的なボトルネックの解消
ボトルネックが存在する場所がバラバラだと書きましたが、ひとつ大きな特徴があります。
それは「役員がやってるタスク」もしくはそれに隣接したタスクが多いことです。これまで、年間でそんなに発生しないタスクについては定型化することなく役員二人が半ばノリと勢いで対応していました。
その結果、対応するごとにさじ加減が違ったり段取りが違ったりしていて役員以外のメンバーにとっては「やり方が分からない」「判断基準が分からない」「もはや未知」という状態を作り出していました。
まずはそれらのボトルネックを洗い出し、本当に「役員でないと出来ないことなのか」「定型化できないのか」「他に得意な人が居ないのか」を整理して、ボトルネックの影響が大きい物から解消を進めていきます。
目下のところ最初に解消するべきところは次のようなものになると感じています。
- 社外とのやり取り整備
- 案件引き合い時などの初期対応全般
- 外注先パートナーへの発注およびコミュニケーション
- 契約や見積もりなどバックオフィスとも関連のある手続き
- 案件のクロージング
- 社内ワークフローの整備
- 案件開始時・終了時の段取り
- 案件内で1〜2回しか実施されないタスクの定型化
- 案件完了後にやれてないことの整備
- 案件資料や情報の整理保管
- 実績情報のとりまとめ・公開許諾の取得
- etc… （まだまだ沢山）
これらが整備されて誰でも取り組めるような状態を作れれば、今よりもずっと社内が止まることなく動き続けることで高い成果を生みつつ余力を作ることができるはずです。
次に大局的なボトルネックの解消
1Qで細々としたボトルネックを解消し、日々の業務の属人性を下げられれば大きな課題に取り組める余力を作れるのではと仮定しています。
その作り出した余力で2Q（1Qの進捗次第ではずれ込む可能性も）以降に Gaji-Labo が抱える大きなボトルネックの解消に取り組みます。
現段階で想像しているのは下記の様なことです。
- 受注効率化
定型化した受注活動を大きく広げ Gaji-Labo 創業時からの「受注が弱い」という課題にメスを入れます - 人員増加
安定した受注と最適化した業務フローをもとに採用の再開をします - 出来ることの幅を増やす
「事業を作れるデザイン会社」になるために出来なければいけないスキルの獲得を目指します
1Qの地道な成果が大きな成長の下地になるはず
OKRではできるだけ地道にコツコツというテーマは設定せず、一撃で大きく成長できるような Key Results をこなしていくのが良いと思っています。
しかし、今の Gaji-Labo は余力を作るためにある程度の地道さが必要になってきていると感じています。であれば、最速で地道な成果をあげて2Q以降で大きく動ける状況をつくるのが、結果的に大きな成果への近道だと判断しました。
ということで、この三ヶ月は大小様々なボトルネックに焦点をあてて社内の整備をすすめていきます。
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