契約書のオンライン締結はクライアントにもパートナーにも負担が少ないフロー

Gaji-Laboでは以前から、案件の見積・請求管理には board を、労務まわりの管理には SmartHR を使用しています。また、給与明細管理にもオンラインのツールを導入しており、社員とバックオフィス間での事務的なやり取りはほぼオンラインで完結しています。

そのため、COVID-19 の影響でフルリモート勤務の体制に切り替えてからも、その点で困ることはあまりありませんでした。

オンライン対応への移行が比較的スムーズだった弊社ですが、COVID-19 の影響により新しく導入したものもあります。それは契約書の締結フロー。クライアントやパートナーのやり取りで発生する契約書は紙製本と押印を行って処理していたため、どうにかする必要がありました。

弊社では DocuSign を導入

2020年4月以降、弊社では DocuSign を導入して契約書の署名をお願いするようにしました。クライアント、パートナーどちらにも使用していただいており、基本契約書や個別契約書の締結を無事に済ませてきています。

使う前は操作感などに不安もあったのですが、モーダルなフローでやるべきことをはっきり示してくれるプロセスになっており、初回から迷うことなく作業できました。手順も紙製本のときと比べ極めてシンプルなので、誰が担当しても間違いづらいというメリットもあると思います。

フローの一部の画面キャプチャ
署名までのフローの一部はこんな感じで、やるべきことの順番や処理が必要な箇所などがわかりやすく明示されます

今のところオンラインでの署名を拒否されたことはない

ありがたいことに、今のところお付き合いのある既存クライアントにも新規クライアントにも、オンライン署名を拒否するお客様はいらっしゃいませんでした。そのおかげもあって、契約処理を完全オンライン化することができたと言えます。

契約書のオンライン締結については、どちらかといえばお客様の意識やニーズの変化が大きかったと感じています。これまでの慣習に従って合わせざるを得なかった紙と製本のプロセスは、よくも悪くも COVID-19 の影響をきっかけに手放されたのかもしれません。

オンラインでの契約書締結はお互いにとってメリット

オンライン署名のフローは関わるクライアントさん・パートナーさんにも負担が少なく済むしくみだと思っています。「契約などの事務処理はどうも苦手だな…」「契約処理ってなんとなく気が重いな…」と感じる方の気持ちも楽にしてくれるのではないでしょうか。

メールで送られてくる完了通知

新規のお客様に案件のお声がけをいただく機会も増えてきたGaji-Labo、オンラインでの契約書締結はこれからも当たり前の通常フローとして組み込んでいきたいと思っています。もちろん弊社で採用しているツールに限らず、お客様が選ぶ電子署名サービスでもまったく問題ありません。

また、中にはまだオンライン署名を経験したことがないフリーランスの方やパートナー候補さんもいらっしゃると思いますが、特に難しいことなく取り交わしができますので、その点についてご心配なさらずにお付き合いただけるとうれしいです。

お付き合いいただく皆様方には、今後もオンラインでのやり取りにご協力いただき、よい関係を築いていければ幸いです! これからもGaji-Laboをよろしくお願いします!

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オンラインでのヒアリングとフルリモートでのプロセス支援に対応していますので、リモートワーク対応可のパートナーをお探しの場合もぜひ弊社にお問い合わせください!

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投稿者 山岸 ひとみ

主にサービスデザイン案件や新規事業・スタートアップ案件を担当し、サービスデザイナー/プロセスファシリテーターとしてビジネスとデザインが密接な領域で活動。柔軟なプロセス設計を持ち味にして、チームの成果と成長に貢献しています。社内ではメンバーが健康に働ける環境の整備やひとりひとりの成長のためのしくみづくりなどを担当。おいしいコーヒーを買ってくる担当もやってます☕