UIデザイン案件に参加してからクロージングを迎えるまでのGaji-Labo式コミュニケーションフロー

こんにちは、Gaji-Labo山岸です。

Gaji-Laboでは、現在スタートアップ企業のUIデザイン案件に複数関わっています。ありがたいことに、最近では「UIデザインに関わるプロジェクトに参加するときってどんなふうに進めるの?」という質問をたくさんいただくようになりました。

今回はその声にお答えして、プロジェクトに参加してからクロージングするまでのGaji-Labo式コミュニケーションフローについて簡単にまとめてみました。

プロジェクトに参加してからクロージングを迎えるまでのアクティビティ

プロジェクトに参加してからクロージングするまでのアクティビティとして、「キックオフミーティング」「Slackなどによるカジュアルなやり取り」「定例ミーティング」「クロージングのためのミーティング」が挙げられます。

  • キックオフミーティング:オンラインでのビデオ会話、はじめに1回/2,3時間ほど
  • Slackなどによるカジュアルなやり取り:日々のテキストでのコミュニケーションを必要に応じて
  • 定例ミーティング:オンラインでのビデオ会話、週1回/1時間ほど
  • クロージングのためのミーティング:オンラインでのビデオ会話、最後に1回/30分ほど

これらのアクティビティをマイルストンとしてうまく利用し、課題や解決策を洗い出してアイディアを拡げる作業と絞り込んで成果物に落とし込む作業を繰り返していきます。マイルストンがあると、強く意識しなくても発散と収束のダブルダイヤモンドが描けるところが好都合です。

プロジェクトに参加してからクロージングするまでのアクティビティをマイルストンにして発散と収束のダブルダイヤモンドを描く様子
マイルストンをうまく利用して、発散と収束のダブルダイヤモンドが描けるように進めています

キックオフミーティング

最初に行うキックオフミーティングでは、関係者との顔合わせやビジネスドメイン・機能要件のインプットのために時間を使います。ここでインプットいただいた内容がビジネス課題に効くUIデザインの検討を深めていく材料になるまて、できるだけたくさんヒアリングをします。

また、ここではじめて顔をあわせるメンバーも多いため、自己紹介をしたり少し雑談をしたりして、信頼関係を作るきっかけづくりも行います。長く関わることがはじめから決まっている現場の場合は、チームビルディングに集中してじっくり向き合うこともあります。

Slackなどによるカジュアルなやり取り

UIデザインの検討作業をしながら出てきた疑問点や確認点は、こまめにまとめて質問・確認することで作業速度が出せるようになります。

リモートで関わっている以上、見えないところで物事が進んでいる可能性も常に頭に入れておき、できるだけこまめにこちらから共有することと先方の情報を引き出すことの両方を大事にしてやり取りをします。

定例ミーティング

ほとんどのプロジェクトで、定期的にすり合わせや状況確認などを行う定例ミーティングを持たせてもらっています。週1回くらいの割合で設定することが多いです。事前アジェンダを必ず共有し、時間内で同期が必要なことを話し切るよう心がけています。

案件によっては朝会などのデイリー定例に参加することもありますが、費用対効果などを考えると週1回に落ち着くことが多いです。定例とは別に密にコミュニケーションが必要になるフェーズもあるので、そのあたりは臨機応変です。

クロージングのためのミーティング

Gaji-Laboでは、契約期間の最後にクロージングの時間をいただけるよう可能な限りお願いしています。プロジェクトの進め方などを振り返り、弊社へのフィードバックをいただくと共に、私たちが抜けたあとのネクストアクションがはっきり見えるような状態になっていただくという目的もあります。

短期間で終わりを迎えるプロジェクトの場合には、最後にクロージングの会を持つという形になりますが、長期で関わる場合にはある程度の期間で区切って振り返りミーティングを持っていただくようにしています。

Gaji-Laboのコミュニケーションフローは「どう進めたらいいかわからない」への答えです

案件のご相談いただくときには、「どう進めたらいいかわからない…」という声も多く聞きます。そんなお悩みもひっくるめて、事業の速度を出すお手伝いができたらいいなと思っています。

短い納期で体力勝負で無理矢理に稼働時間を伸ばすことだけが事業の速度を出す方法ではありません。コミュニケーションフローを整えるだけで一気に速度が出ることも珍しくはないので、一度その点について見直してみてはいかがでしょうか。

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投稿者 山岸 ひとみ

主にサービスデザイン案件や新規事業・スタートアップ案件を担当し、サービスデザイナー/プロセスファシリテーターとしてビジネスとデザインが密接な領域で活動。柔軟なプロセス設計を持ち味にして、チームの成果と成長に貢献しています。社内ではメンバーが健康に働ける環境の整備やひとりひとりの成長のためのしくみづくりなどを担当。おいしいコーヒーを買ってくる担当もやってます☕