タスクの定型化とドキュメント整備をちゃんとしたい

Gaji-Labo はこれまでメンバーそれぞれが動きやすいことを重視し、プロジェクトごとやフェーズごとにその場で最適と思う行動をとってきました。
しかし、スタッフが増えてきたり常に一緒に動いてくれるパートナーの方々が増えてきたことで同じような課題が繰り返されるようになってきました。

社内では「誰でも出来るタスクはどんどん分担し、自分にしか出来ないスキルで価値を高めよう」という話をたまにしているのに体制が追いついていないのは反省しきりです。そのあたりを改善していきたいという決意表明です。

ということで、今回の記事は「こうしていきたい」という話がメインになります。出来るだけ早く「こうなった」という報告が出来るようにしたいです。

タスクの定型化

KPTを改良したKPHでチームの振り返りを頻繁におこなったり、Storybook を使って作業分担しやすい体制を作ったりなどなど、チームで動く工夫をしてきましたが、その効率についてはいまいち踏み込めていませんでした。

とくにプロジェクトの立ち上げだったり、新しいメンバー(パートナー含む)のオンボーディングだったり、年間で必ず数回行われるようなタスクが定型化されておらずスピードが出なかったり毎回抜け漏れなどのばらつきがあったりします。

定型化ポイント

まずは下記のような類のタスクを定型化して社内のボトルネックを減らしていきたいです。

  • ツールの使い方が共有できていないなどの理由で毎回同じ人が対応しているタスク
    • アカウントの新規発行や権限付与、各種ツールの導入など
  • イレギュラーが発生しやすく大きな粒度のまま定型化を放棄していたタスク
    • とくに顧客対応を含むものなど
  • 頻繁に繰り返される作業なのに人によってやり方が違うタスク
    • UIデザインやコンポーネント実装などの作業段取り
    • Issue の切り方
    • 定例Mtgの段取り
    • sanity test の項目
    • etc…
  • お客様とのコミュニケーションに関わるタスク
    • 現状では特定のメンバーの勘にまかせているため仕組み化するところから

普段のタスクの進め方をそのまま文章化すれば良いものもあれば、定型化しやすい粒度にタスクの分解が必要なものや、これを機に Gaji-Labo 内でのやり方を作っていくものもあると思います。

定型化してどうしたいか

タスクが定型化されることで下記のような変化を期待しています。

  • 忙しいメンバーに依存してタスクがスタックするのを回避したい
  • 社内標準を増やすことで意思疎通の手間を減らす
    • 確認事項が明確になったり減ったりすることでコミュニケーション密度を高めたい
  • この先に何が起きるかをメンバーが把握していることで先読みで実行できるタスクが増える
  • 実行すべきタスクが明確になることでメンバー全員がオーナーシップを発揮できるチャンスを増やしたい
  • メンバーの業務量の平準化が進むことで健全な環境を維持したい

定型化ひとつずつによる変化は恩恵を感じにくいかもしれませんが、積み上げていくことで速度が速くよりよい仕事ができるチームになれると信じています。
無理なく高い成果を出すことに集中することでより良い経験を積んでいける環境を作りたいです。

必要なのは文章力

タスクの定型化が出来ても他のメンバーに伝えていけなければ意味がありません。必然的にドキュメントの整備が必須になります。
重厚長大なドキュメントではなく、必要十分かつ短時間で把握できるドキュメントを無数に作っていけるのが理想です。

このブログを更新していても感じているのですが、十分な情報を分かりやすく記述するのはとても難しいです。最初のうちは上手くドキュメントを残していけないかもしれません。
それでもドキュメンテーションの能力を社内全体で向上していき、アウトプットの出力を高められれば様々なリターンが望めると考えています。

文章力を高めて自分たちの組織力を向上し、その内容をお客様やパートナーの方々に開示していくことでチームワークの影響範囲を広めていければ、メンバーひとりひとりが孤軍奮闘していた頃よりもきっと楽に高い成果を出せるはずです。
これからの Gaji-Labo では文章力の向上を重視し良いドキュメントをたくさん生み出せる組織にしていきたいです。

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投稿者 原田 直貴

受託と事業会社の両方を経験し、沢山の事業を見てみたい気持ちで Gaji-Labo を共同創業。普段は雑用やったりプロジェクトマネジメントやったり、たまにフロントエンドのコードを書いたり。直近は Gaji-Labo をデザイン会社に転換していく課題に挑戦中。期待値コントロールにステ全振り。