チームの速度を維持する Slack の通知設定

色々なフェーズの大小様々な企業のお手伝いをしていると、ほんのちょっとの習慣の違いが組織の体質を変えることが沢山あるなーと気付かされることがあります。
最近はどうやったら Gaji-Labo のなかに組織の速度をあげる習慣を根付かせられるかを考えています。
今回は Slack などのメンション(以下、 @)の通知をどう扱うのが良いかという小さいけど大きな影響のある話を書いてみます。こうするべきと思いつつ Gaji-Labo 内部で徹底できていなかった話なので社内向けを意識して書いています。

結論

Slack や GitHub, Figma などの通知を伴うコメントについては下記のようなルールにするのが現段階のベストプラクティスだと思っています。

  • @ は時間や相手の状況問わず必要と感じたタイミングで躊躇なく行う
  • 通知を受け取る側が自分の状況にあわせて通知設定を行う

単純な話ですが、これを当たり前のことと感じる方は、優れたコミュニケーション設計ができる人がいる組織に所属していると思います。自然発生的なルールだとこうなっていないことの方が多いと感じています。

組織の速度が落ちる要因

どんなに優秀なメンバーを揃えても情報やタスクの交換が不健全だとトップスピードで物事を進めることができません。
ほんのちょっとのコミュニケーション不全がチーム全体の歩みを止め手戻りを増やしていきます。

過剰な正確さの追求や間違った配慮のもとコミュニケーション量が減ってくると気づかないうちに組織の速度が落ちていきます。
週次や月次の定例会でしか情報共有がなされないチームなどがその典型です。

Slack コミュニケーションで起きがちな現象

Slack で @ をつけるとき「今 @ して大丈夫かな?」と考えることはよくあると思います。
しかし @ をするか否かや、時間や注意を払わせることにどう配慮するかをふまえて文面を考え、一番重要な情報について検討がおろそかになってしまえば本末転倒です。

相手の状況を気にして発信者が躊躇するような習慣はコミュニケーション量を徐々に減らし、伝えやすい軽微な情報か、すでに手の打ちようがない深刻な情報のみが流通するような自体を招きかねません。

相手の事情も時間も気にしてはいけない

健全なコミュニケーションは発信あってこそと考えています。そのために障壁となる習慣やルールは丁寧に取り払っていければトップスピードを維持できる組織になると信じています。

有給休暇中のメンバーに @ を控えたほうがいいだろうと考えるのは人として正しい考えです。忙しいときに余計な情報を伝えて邪魔をするのは避けたいと考えるのも正しいふるまいです。
しかし、そういった配慮ひとつずつが結果を出せない組織を作っていくとしたら習慣を見直すべきです。

Gaji-Labo では @ はいつでもして問題ないし、重たい情報こそ気軽に素早く共有できる組織でありたいと考えています。

通知設定は受信者側が制御する

Gaji-Labo ではフルフレックス制を採用しているので、自分が稼働する時間は本人の判断に委ねられています。
その時間外であれば緊急以外の要件を優先して対応する必要はありません。当人が業務時間と考える間のみ通知を受け取る設定にしましょう。

時間外の通知については翌営業時間に対応する方針を組織内で統一しておけば無視してしまった気持ちにもならずに済みます。
幸い Slack には do not disturb (通知オフ)設定にしている相手に強制的に通知を出す機能が備わっています。
通知を切っていても緊急連絡見落とすというリスクを回避できるので安心して通知設定をコントロールできます。

そういうルールであることを相互に理解し仲良く

コロナ禍でお客様の出張も減り、メンバー間で時差があるプロジェクトも減りましたが、元々深夜帯に連絡が入るプロジェクトも何件かありました。
またスタートアップのお客様のなかには創業メンバー自ら24時間365日仕事モードの方もいらっしゃいます。

相手や自分がオフの時間かどうかを気にするよりも、発信者も受信者も自分の時間で活動できるようなコミュニケーションフローであることを理解し、非同期のコミュニケーションを上手く回していくほうが結果的に成果に速くたどり着けてお互いの時間を大事にできるはずです。

元々「通知は受け手で調整してね」ということは機会があれば軽く伝えていましたが、社内コミュニーケーションについては徐々に切り替えて行きたいと考えています。

もしも相手の時間にあわせて動きすぎなメンバーが居ると感じたら、その時初めて配慮の声掛けを行うのが良いと思います。対応期日や見込みを明確にするなどして、お互いが無理なく自分の時間を有意義に使える文化を作っていくことを当面の目標としたいです。

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投稿者 原田 直貴

受託と事業会社の両方を経験し、沢山の事業を見てみたい気持ちで Gaji-Labo を共同創業。普段は雑用やったりプロジェクトマネジメントやったり、たまにフロントエンドのコードを書いたり。直近は Gaji-Labo をデザイン会社に転換していく課題に挑戦中。期待値コントロールにステ全振り。