任された仕事をざっくり3つに分けて上手く行かないところを把握する

未経験から業務について徐々に役割が増えていくと、段々今までのやり方が通用しなくなってくる事があると思います。
そんなとき、自分がどこでひっかかっているのかが具体的に見えていると、対策したり相談したりしやすくなります。
責任範囲や仕事の内容が変化していくうえで、状況を整理するのに良い三分割をまとめてみます。(業務に慣れてきて新人から卒業したくらいの方向けの内容です。)

考え方がことなる3つの段階

どんな業務でも計画と実行という別のフェーズが存在します。長いこと繰り返し実行してきた同じオペレーションも、元をたどれば誰かが計画し、色々な経緯でいまのオペレーションが定義され、繰り返しの実行に耐えられる状態になっています。

新しい業務を実行するにあたって下記のようにざっくり3つの段階に分けられます。

  1. インプットとアウトプットの定義
  2. オペレーションの定義
  3. オペレーションの実行

この3つの段階ではそれぞれ考え方や必要な経験が変わってくるため、業務経験を重ねて仕事の内容が変化しているにも関わらず、その差に気づかなければ大きな壁を感じることになります。

下から順に経験し成長していく

業務経験が浅ければ、よほど洞察力がない限り上から順にこなしていくことはできません。
そのため想像がしやすいよう逆の順番で解説していきます。

オペレーションの実行

新卒にしろインターンやアルバイトにしろ未経験で仕事を始めた場合、先輩や上司の手引で、決められた作業を決められた形で行うところから始まると思います。
最初は単純作業から始まり徐々に求められる量や質が増していき作業内容も増えていくでしょう。

慣れてくれば作業のやり方を創意工夫してよりよい結果を出していくことで評価もあがっていきます。
それでもこのフェーズではすでにある程度決められた枠組みのなかで仕事をするので、難易度が高くて達成が難しいということはあっても、やるべきことがはっきりしている場合が多いです。動いた分だけ評価につながるのがこの時期です。

オペレーションの定義

オペレーションの実行だけをやっていた時期から「何をどうしたらいいか分からない」という場面が増えてきたらおそらくこのフェーズに差し掛かっています。
今まで誰かに用意してもらった手順を、自分自身で成果に向かって調整していったりゼロから組み直したりしないといけない場面です。

まったく未知の業務であれば、ゼロからオペレーションの組み立てをする必要があることに気づけますが、経験が浅いうちは「今までとちょっと違った業務」がアサインされる事が多いはずなので、オペレーションの定義が必要な事に気づけていないこともあると思います。
間違ったオペレーションでひたすら実行をしてもまともな成果は出せません。
日々オペレーションを実行していても前よりうまく行かないなと感じたら、自分の実行が間違っているのか、オペレーションが間違っているのか冷静に考える時間を設けましょう。

このフェーズでは「実行量」から「やり方」に評価基準がうつってきます。段取り八分とよく言われる部分ですね。
より良いオペレーション(やり方)を構築することでチーム全体の成果が底上げされるので、あなたの影響力は一段大きくなります。

インプットとアウトプットの定義

ここでは「インプットは前提条件」と「アウトプットは成果」と置き換えても問題ありません。
どんな前提条件を揃えて最終的にどんな成果を出すべきなのかを定義することです。
オペレーションの定義では「仕事のやり方」を定義していましたが、ここでは「仕事そのもの」を定義します。

どんなに正しいやり方で日々のオペレーションを圧倒的なパワーで実行していても、アウトプットの定義に失敗していればプロジェクトの成功は望めません。
ユーザーが必要なもの・顧客の望むもの・次のフェーズや引き継ぎ相手が必要なもの、そういったものの定義と、それを実現するのに必要な前提条件を正しく定義し準備できるかが重要になってきます。
利害関係者全体に目配せをしながら、自分たちに求められている役割を的確に理解してどう貢献するかを決める能力が求められます。

やり方は間違っていないはずなのにどうにも上手くいかないという場面が増えてきたら、責任範囲が広がっていて「仕事そのもの」の定義まで任されている可能性を考慮してみましょう。
自分が目指している成果が曖昧になっていないか・チームは必要なことをやっているか・それらの定義を自分の責任で軌道修正可能か棚卸ししてみてください。

また、成果だけでなく前提条件の定義として、どんなものが必要でそれは誰にいつまでに用意してもらう必要があるか・どんなメンバーが居なければ達成不可能かなど今まで誰かが用意してくれていた物事を自分で定義して整えることも重要です。

昔働いていた職場では難しいプロジェクトでも「アサインとやる事が決まったし勝ちでしょ」という発言を何度か聞きました。豊富な経験を積んだプロフェッショナルからすれば「仕事の定義」に成功すればその先は安心してチームメンバーに任せられるわけです。
このフェーズをしっかりとこなせるようになれば、きっとチームを率いて一人ではできない大きな仕事をこなせるような人材になりつつあるはずです。チームの成果があなたの評価に直結するようになってきます。

自分の状況は徐々に変わる

ここまで大雑把に3つに区切って解説をしましたが、実際にはある日突然この3分割にそって役割が変わることはありません。
徐々に求められる成果が変わっていき、気づいたら考えるべきことや求められるふるまいが変化しているのが普通だと思います。

その変化に気づかず、同じやり方を続けていれば、マネージャーや顧客から見込みなしと判断されて新しい挑戦の機会が減るかもしれません。
そうならないためにも、日々の業務内容を意識的に振り返って今自分に求められているふるまいは何なのかを考えられるといいですね。

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投稿者 原田 直貴

受託と事業会社の両方を経験し、沢山の事業を見てみたい気持ちで Gaji-Labo を共同創業。普段は雑用やったりプロジェクトマネジメントやったり、たまにフロントエンドのコードを書いたり。直近は Gaji-Labo をデザイン会社に転換していく課題に挑戦中。期待値コントロールにステ全振り。