標準化したオペレーションをGaji-Laboらしく作るための答えは Trello + esa

こんにちは、Gaji-Labo 山岸です。

今年はUIデザイングループを立ち上げたり、パートナー増強を進めたり、関わってくれる人を増やす方向の動きをずっと続けてきました。その中で、業務やタスクの標準化について真剣に考えなければならない状況が増えています。

今日は標準化したフローをどんな形でマニュアルにしているか? といった話をしたいと思います。はじめたばかりなので、現時点版です!

Gaji-Laboらしい標準化の答えはまだ出ていない

10年を振り返った記事でも書いたように、少し前は個人のやり方でそれぞれのチームをいい感じに回せることを重視していたのですが、人が増えるにあたっては横展開できたほうがいいことが増えてきます。

ここで言う横展開とは「特定の誰かしかできない」「指示がないと動けない」という状態が減らして標準化できる部分を増やすということです。関わる人を増やしていくにあたって、指示を出せる人の負担が大きくなり続けます。かといって、指示なしで事故なく動ける人が増えるわけでもありません。

Gaji-Laboの動きかたのよさを残しながらどう標準化していくか、の答えは完全には出ていないのですが、技術スタックとは別のところから少しずつやっていこうよ、という感じです。

マニュアルやオペレーションをどう捉えればいいのか

マニュアルやオペレーションの整備初心者が陥る難しさって、山ほどありますね。わからないなりに書籍や他の同じ悩みを持つ方々の事例などを参考にしながら、どんなものを作ればいいのかということはわかってきました。

属人性が不要な部分ではオペレーションとして淡々と着手し、オペレーションフローを骨格と見たときに個性や能力つまり属人的なスキルで肉付けするイメージが Gaji-Labo のマニュアルの理想形なのかなぁ、と個人的には思っています。そのためには、まずはスマートなオペレーションやマニュアルが必要なんですよね。わかります。

わかっていても、今までなかったものをゼロから立ち上げるのはとても大変なこと。Gaji-Laboもひとつひとつドハマリして難しさの沼を踏み抜きながら進んできました。ダメそうな感じのところ、だいぶ踏み抜いたと思います(笑)。

Gaji-Labo式オペレーションマニュアルは Trello + esa

様々な難しさを踏み抜きながら、オペレーションを書き下す側とオペレーションを実行する側の立場で話し合ったり、実際に一緒に動いてみたりしたうえでの答えとして、Gaji-Labo式オペレーションマニュアルは Trello + esa で構成することにしました。

esaのキャプチャ
esaには全体像の説明や注意点、タスク項目の抜き書きなどをまとめています
Trelloのキャプチャ
Trelloには実際のタスクをカードとチェックリストでまとめています

Trelloカードのテンプレートを整備することで、ひとつのオペレーションの中での進捗が見えやすくなったり、作業分担ができるようになったりします。また、ちょっとしたメモなどをissue的にコメントしておくことができるので、カードの中に必要情報が集約され、非同期でヘルプするハードルも下がります。

実際にタスクを実行する際にはリストごとコピーして使用し、使いながらアップデートが必要になったらテンプレート側を一緒に修正しています。

以前はこうしたしくみをGithubでやれないかと検討してみたこともあるのですが、ちょっとしたタスク(けれど確実にチェックする必要があるタスク)のコントロールが難しく、管理が重たいから使われない、という感じになってしまいました。優れたツールでも、適材適所があるなと実感。

Trelloでカード化することによって、ひとつのタスクをさくっと片付けることができ、確認の重たさは格段に減りました。スマホでのアクションも容易です。

まだまだ形を作りはじめたばかりなので、さらにうまく横展開してGaji-Laboらしい標準化が進めばいいなぁと思っています。やっていく中でわかったことや知見になったことは、また改めてブログにします。

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投稿者 山岸 ひとみ

主にサービスデザイン案件や新規事業・スタートアップ案件を担当し、サービスデザイナー/プロセスファシリテーターとしてビジネスとデザインが密接な領域で活動。柔軟なプロセス設計を持ち味にして、チームの成果と成長に貢献しています。社内ではメンバーが健康に働ける環境の整備やひとりひとりの成長のためのしくみづくりなどを担当。おいしいコーヒーを買ってくる担当もやってます☕