Gaji-Labo、月次定例はじめました

こんにちは、Gaji-Labo 山岸です。

Gaji-Laboでは、昨年の11月くらいから月次定例をはじめてみました。これまでは週次での状況共有や振り返りのみでしたが、様々な理由により月に1度の定例を設けることに決め、やりかたや資料作りを含め、プロトタイピングを重ねています。

資料から感じる堂々たるWIP感をそのままに、実際の会議体をプロトタイピングしています

11月にはじめたので、2月で4回目になるのですが、超スケルトンのプロトタイプからはじめて、少しずつ構成やまとめるべき内容が固まってきています。トップダウンで状況共有する時間と、各グループや案件チームで状況共有する時間にざっくりわけ、最後に課題の再確認とアプローチへの案出しを行う構成に落ち着いてきました。

月次定例で目指したいことは、社内の足並みを揃えて集中するべきことを絞り込むこと、そして絞り込んだ結果から成果を最大化することです。現状把握と次の1ヶ月の重点行動を共有し、抱えている課題に対する目標やアプローチの修正を行う時間を目指しています。

まだまだ小さい組織なのでそんな定例は必要ないのでは? という考え方もあると思うのですが、以前紹介したGaji-Laboのあゆみの中で停滞期と表現していた時期に、そのあたりをおろそかにしてしまって何も起こせなかったという反省があり、すこしずつ挑戦しはじめています。

月次定例をはじめてからの変化

OKRやブログの運用を通じて、各案件からの知見を社内共有する機会がぐんと増え、さらに外部に知ってもらう機会も増えています。加えて月次で共有を行うためのアウトプットにより、共有されずに取りこぼされる情報が減ってきました。

知見共有が加速すると、社内でのアウトプットの質がさらに上がり、とてもいい循環が生まれます。ちょうど2年前くらいに「別々の案件に取り組んでいると、社内での知見共有が難しいね」という話をよくしていて、そのときの課題感が今一気に前に進んでいる感覚があります。

ミドルマネジメント育成の足がかりとして

今後人が増えていくにあたり、ミドルマネジメントとしてのスキルを各人がどう養っていくのかという新たな課題が生まれてきます。すでに顕在化しているものもあれば、今後さらに拡大していく課題になることが予想されます。そうした悩みに直面する前に、しっかりとした下地を作り、社内での取り組み方の標準フローを作る必要があります。

的を射たドキュメントを作れるメンバーが増えることは、そのための第一歩だとも言えます。アジェンダ作成、レポーティング、プレゼンテーションなど、プロジェクトを回したりチームを運営したりするのに重要なスキルは使わなければ伸びません。

案件と社内業務の両方に取り組むことで、自然とそうしたスキルが身に付いていくような活動を増やしたいと思っていますが、うまくいくことばかりではありませんし、みんなはじめは手探りなのである程度の負担もかかってしまいます。しかし、Gaji-Labo内のマネジメントの形を作り上げることは急務となってきている面もありますし、個々のキャリアパスをステップアップさせるためにも重要です。

いろいろな面でみんなに協力してもらいながら、サポートできるところはできるだけサポートして、一緒に試行錯誤して社内の形を作っている現状です。モチベーション高く活動してくれているメンバーには感謝しかありません。きちんとリターンが得られるよう、会社や個々のスキルを育てていかなければなぁと強く思います。

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投稿者 山岸 ひとみ

主にサービスデザイン案件や新規事業・スタートアップ案件を担当し、サービスデザイナー/プロセスファシリテーターとしてビジネスとデザインが密接な領域で活動。柔軟なプロセス設計を持ち味にして、チームの成果と成長に貢献しています。社内ではメンバーが健康に働ける環境の整備やひとりひとりの成長のためのしくみづくりなどを担当。おいしいコーヒーを買ってくる担当もやってます☕