Gaji-Laboの月次定例、欠かさず続けています

こんにちは、Gaji-Labo 山岸です。

昨年の11月くらいから月次定例をはじめて、今のところ毎月欠かさず続けています。はじめは役員が資料を作る形で進めていましたが、最近はそれぞれのセクションをみんなで手分けしながらまとめていくスタイルができてきました。

どんな内容を共有しているのか?

定例資料にどんなセクションがあるのか=どんな内容を共有しているのかを箇条書きにすると、以下のような感じです。

  • グランドルールと定例の目的確認
  • 直近の業績(経営上の数字の共有)
  • 直近のフォーカス(前月の実績と今月の課題)
  • OKR概要(進捗状況の簡単なレポート)
  • 質問タイム(挙手制で自由に)
  • 前月の振り返り(社内全体の近況/グループごとの近況)
  • 案件状況の共有と今後の見込み
  • 一言コメントタイム(全員から一言ずつ)
  • 今月のフォーカス(注力したい課題と進め方の相談)

定例資料のスライドとしては、いつも50ページくらいの分量になっています。それぞれ担当するスライドを埋めていく形で、みんなでレポートを作っています。

資料から感じる堂々たるWIP感はいまだ継続中です

ここまでずっと内容をどう作っていくかということに集中していたので、スライドのガワがまだ仮のままで見た目が何も調整されていないのですが、それはそれでGaji-Laboらしさかなという感じです。まずはなんでもやってみること is 大事。

マイペースにやってきましたが、少しずつ内容の詰め方もわかってきたので、そろそろ会議体のプロトタイピングという感じもなくなってきました。今後は資料の形も少しずつブラッシュアップしていきたいと思います。

月次定例にはどんな良さがあるのか?

週次で行う定例とは違って、月次定例はフルタイム勤務ではないメンバーも参加する時間です。会社の中や案件で起こっていること・獲得した知見などをできるだけ深く共有・還元していける貴重な機会となってくれています。

また、新メンバーがジョインしたときにも、社内や案件の状況を全体像として共有するのにいちばん役立つ時間そして資料になっているかもしれません。日々の業務について共有するのはこまめにできていても、全体像を共有することには難しさがあったのですが、それらの大半が解消できた気がします。

形骸化させないように続けていきたい

どんなふうに行うのがいいのか「会議体のプロトタイピング」という気持ちで続けてみた月次定例ですが、固まったら固まったで形骸化してしまうことが怖いですよね。どうすればみんなが前向きに取り組めて、形だけの意味のない時間になってしまうのを防いでいけるのか、引き続きみんなと一緒に考えていきたいと思います。

みんないつも一緒に考えてくれてありがとう。私の立場からは、その一言に尽きます。

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投稿者 山岸 ひとみ

主にサービスデザイン案件や新規事業・スタートアップ案件を担当し、サービスデザイナー/プロセスファシリテーターとしてビジネスとデザインが密接な領域で活動。柔軟なプロセス設計を持ち味にして、チームの成果と成長に貢献しています。社内ではメンバーが健康に働ける環境の整備やひとりひとりの成長のためのしくみづくりなどを担当。おいしいコーヒーを買ってくる担当もやってます☕