スケジュールに間に合わない時のコミュニケーション

suzuki

こんにちは、 Gaji-Labo フロントエンドエンジニアの鈴木です。

前回、新メンバーと一緒に仕事している中であたらめて言語化した事として以下を書きました。

第二弾は、「スケジュールに間に合わない時のコミュニケーション」についてまとめてみようと思います。

「伝える側」「伝えられる側」の2つ視点で考えてみました。

伝える側

まず、スケジュールに間に合わないことを伝えるのに「いつ」「なにを」「誰に」などがあると思います。この中からいくつかのポイントを抜き出してみます。

いつ伝えるか

前提として報告が早ければ早いほど、リカバリー可能なケースが多いです。取れる選択肢が多いですね。

ただ、早めにというのも、スケジュールを把握していないと「早め」の感覚がつかめません。

この場合は把握している人に確認したり、スケジュール感をすり合わせできるのが良いと思います。

その際に、自分の作業の締め切りだけでなく「その後どうなるのか」まですり合わせできると、先々を考慮して動けるようになっていきます。

  • 自分の作業を完了させる日
  • レビューや動作確認をしてもらう日
  • リリース日

もっと細かく砕くこともできますが、ざっくり分けるとこういう感じでしょうか。

なにを伝えるか

そして伝える内容ですが「いつまでになにが間に合わないか」「今後の見込み」の2つを伝えられるとよいと思います。

いつまでになにが間に合わないか

「なにが」についてはタスクのチケットや Issue のリンクで十分な時もあります。

また、今の作業状態を伝えると受け手も想像しやすくなります。以下のような軽い進捗共有です。

  • 実装は一通り終わっているがテストの修正に時間がかかっている
  • 実装の進捗が60%くらいであと1日はかかりそう
  • ほぼ終わっているが一部仕様確認中で、その返答次第で作業が発生する

今後の見込み

一度合意を取ったスケジュールからずれるので、期限を再設定したり、どのようにリカバリーするかを検討します。
自分の作業状況を見て、いつまでに出せそうか、ここから後どのくらいかかりそうか、他のメンバーに協力してもらうか、などの見込みを共有します。

判断に迷う場合などは、相談しながらスケジュールの立て直しを考えるのもよいと思います。

伝えられる側

最近はこちら側になることが多いのですが、まだまだ手探りでやり取りしています。

私としては「他にどんな影響があるか」などを伝えられるといいのかなと感じています。作業者が見落としやすい、把握しにくい情報を補足するイメージです。

他にどんな影響があるか

作業者にタスクや進捗による影響範囲を伝えるために、一つ広い範囲の情報を伝えるよう考えています。

  • Aタスクが遅れるとBタスクに影響があるため、今のうちにCさんに連絡が必要
  • 次のDタスクの作業期間を使っているので、分担などで巻き返しが必要

正直まだうまく出来ていないので、こういうイメージかなぁ、という具合です。(自分でもしっくりこない。。)

基本としては毎回決まったことを返すというより、今の状況・今後の予定をどう立て直すか、必要な報連相は何か、ということをその都度見極めてプロジェクトの状態を最適な状態に戻すコミュニケーションが大事かなと思っています。

まとめ

うまくまとまらないまま書いてしまいましたが、大事にしたいのは「安心してプロジェクトを任せてもらい、事業に貢献するチームである」という点です。そのためにやれることは色々あり、その中のひとつというイメージです。

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投稿者 suzuki

フロントエンドグループリード。
HTML/CSS のマークアップから始まり、現在は React や TypeScript を使ったコンポーネント実装をすることが多いです。淡々と実装するだけではなくコミュニケーションを取りながら、チームとしてプロジェクトを前に進めることを意識しています。最近は会社の成長へのコミットに関心があり、組織・チーム全体で強まるためにはどうするのだろう?ということを考えています。