オンライン KPT を継続しながら、より良い時間にするため工夫しています

こんにちは、 Gaji-Labo 横田です。もともと弊社には KPT や KPH といったフレームワークをベースに振り返りを行う文化があり、定期的に社内全体のコンディションを整えたり、プロジェクトごとに振り返ってよりよく前進させるためなど、必要な場面で試行錯誤しながら行ってきています。これまでにも何度かブログに登場しています。

フルリモート体制が続き、社内の OKR を加速させていく中で、KPT や KPH の取り入れ方、取り組み方も変化してきています。
今日は週1で継続しているオンライン KPT のやり方について模索していることを書きたいと思います。

Gaji-Labo 的オンライン KPT の基本的なやり方

オフィスに集まっていた時はホワイトボードの前に全員並んでスタートしていましたが、フルリモートの今は、Zoom でお互いの顔が見える環境を作り、 音声で会話しながら Google スプレッドシートを使って同時に編集していくスタイルをとっています。

  1. スプレッドシートの URL を Slack で共有する
  2. テンプレートをコピーして、実施日のタブを作成する
  3. スプレッドシートの名前を書く欄に場所取りをして、名前を書く
  4. タイムキーパーが時間を設定してKeepから黙々と挙げていく
  5. 書き終わったら名前欄(ホームポジションと呼んでます)にカーソルを合わせることで、終わったことを明示的にする。こういった細かなお約束で確認のタイムラグが減って、より本題に集中できます
  6. 自分以外の全ての人のKに、絵文字の 👍 を付ける
  7. ファシリテーターによって、それぞれのKについて口頭での補足を促す
  8. タイムキーパーが時間を設定して Problem を黙々と挙げていく
  9. Try として取り上げたいPに、絵文字の ✅ を付ける。自分の挙げた項目も含んでよい。掘り下げて聞きたい内容に絵文字の ❓ を付けることもある
  10. ファシリテーターによって、P を深掘りしていく
  11. 参加者全員で Try にできそうなことを考えて書き出す
  12. Problem と Try が紐づいていることがわかるように、ナンバリングを付ける
ある日のKPTの様子

弊社独自のやり方としては、対面で実施していた時と遜色なく出来ていると感じています。

KPT がより良い時間になるような工夫を

社内 OKR の実施と加速にともない、KPT を使って振り返りをする目的も必要に応じて様変わりしてきました。そこで、参加者全員の認識や目線を毎回きちんと揃えるべく、スプレッドシートの一番上の行に「この KPT の目的」を書くようになりました。
また、振り返りをする時のスコープと、K や P を挙げる時のマインドセットも明記し、実施時に毎回読み上げて、参加者間の認識をすり合わせています。

テンプレートもこまめにアップデート

さらに、継続的な改善や社内のスタンダードの底上げをするべく、以下のようなことも独自で試してみています。

  • 前回の Try で挙がった内容を振り返る時間を最初に作り、口頭でコメントしあう
  • Keep を挙げる時は、そのことによって発揮した価値や与えた影響によって生じた結果や成果までを意識して言語化するようにする
  • 口頭での補足や深掘りしたコメントもメモとしてスプレッドシートに残す
  • Try はファシリテーターだけが書き出すのではなく、参加者各々が自分の言葉で書く

これらの工夫によって、KPT が前週から継続的な流れを持った時間になり、参加者全員が自発的にメモや Try を書き始めたりして、自分を含め主体的な場になっていると感じています。

KPT の時間をもっと深掘りしていきたい

Try を挙げて実行していくことを繰り返すだけでなく、各々が自分の言葉で課題を言語化し、継続していけることや改善していけることの認識を全員ですり合わせ、それらが社内のスタンダードになるべく、 KPT を用いた振り返りを活用していきたい。そのためにはどんな工夫をすればより良い時間になりえるだろうか。振り返る時間そのものも振り返って、毎週テンプレートを改善してみる。深掘りすることにいつでも意欲的にいきたいです。

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投稿者 Yokota Tomoko

運用やアクセシビリティに配慮したHTML/CSSの設計やコンポーネント作成、スタイルガイドの構築、コードレビュー、組み込み、要件の整理、社内進行管理、顧客とのコミュニケーションまで、ジョインしたチームが前に進むためにあれこれ担当しています。子育てと仕事のバランスを楽しめるよう、日々模索しています。