Gaji-Labo的週次定例ミーティングのあり方

こんにちは、 Gaji-Labo 横田です。Gaji-Labo では全員参加の定例ミーティングを週次で行っています。会社の創立当初から長く続いている社内文化のひとつですが、定例ミーティングの内容は時々で試行錯誤を重ね変化しています。社内 OKR の加速やフルリモート体制の中、現在どのような定例ミーティングを行っているのか、紹介したいと思います。

Gaji-Labo 的週次定例ミーティングの前半の形

Gaji-Labo 的定例ミーティングの基本ルールとして以下があります。

  • 1時間で終わらせる
  • ファシリテーター(進行役)は持ち回り

オフィスに集まっていた時から、定例ミーティングの前半では、各自のコンディションやプロジェクトの進捗共有、OKRの進捗共有を行ってきました。メンバーの人数が増えるほど時間がかかりますので、効率的に共有しながらも、その週に他メンバーに共有しておきたい情報が漏れないような工夫をしてきました。

Gaji-Labo では esa や Google ドキュメントに状況共有用のテンプレートや OKR レポートが用意されており、定例ミーティングの開始までにあらかじめ書いておくようにしています。それをファシリテーターが画面共有しながら今週の各自のプロジェクト/社内でのタスクや案件状況、連絡事項、OKRレポートを報告します。

esa テンプレートの一部です

ここまでの共有に1時間のうち20分前後で終えられるイメージで、ファシリテーターが後半の時間配分も考えながら進めるので、進行次第でファシリテーターが読み上げて共有する内容もあれば、書いた本人に内容を共有してもらうこともあります。

週次定例ミーティング後半のアジェンダはファシリテーターが決める

定例ミーティングの後半では、以前は Gaji-Labo 的 KPT をやることが多かったのですが、最近はファシリテーターが後半の時間をどのように使うかアジェンダから考えて実行しています。 社内 OKR の加速やフルリモート体制の中で、テキストベースのコミュニケーションや必要なタイミングでの対面ミーティングを前提としながらも、全員揃って会話しながら社内全体の動きを加速したいような内容が増えてきているので、自然とそのような形になりました。
これまでの後半アジェンダの一部を挙げてみます。

  • OKR で実行中のアクションの方向性や粒度などの認識を、全員ですり合わせるためのワーク
  • 月次定例で使用する資料をもくもくとレポート
  • 作業者が自律的に動くために、自走できていないと思う項目を全員で挙げながらマッピングしてみるワーク
  • クライアントリストの共有と整理
  • メンバー全員で考えたOKR の Objective に対するフィードバック
  • Gaji-Labo 的ブランドコミュニケーションプリンシパルを考えるワーク
  • 新メンバーがどんどん活躍できるしくみや環境を作るためのアイディア出し
ワークには miro を使ったり Google スプレッドシートを使ったり

週次定例ミーティングでファシリ力が鍛えられる

こうして書き出してみますと、様々な内容を週次定例で掘り下げていますね。週次定例は、その週の全員のコンディションやタスクの共有でメンバー全員の状況を把握しつつ、Gaji-Labo が大事にしたいことの認識をすり合わせたり、全員の士気を高めて毎週同じ方向を向くための大事な時間だなと、1メンバーとして感じています。

だからこそ、自分がファシリテーターをやる順番の時はプレッシャーを感じています。全員のリソースを使う時間ですから、社内外にある様々なトピックから何を共有するか、何にフィードバックをもらいたいか、何を進めるか、その週の適切な内容をピックアップし、適切な共有手法やワークを考え、時間内でおさめられるようにあらかじめ準備をしておく。とはいえ、ギチギチにやってるというよりは、その場でみんなに相談しながらアドバイスをもらったり軌道修正したりして進めています。

自分で考え、みんなの力も借りながら、ファシリ力が鍛えられています。

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投稿者 Yokota Tomoko

運用やアクセシビリティに配慮したHTML/CSSの設計やコンポーネント作成、スタイルガイドの構築、コードレビュー、組み込み、要件の整理、社内進行管理、顧客とのコミュニケーションまで、ジョインしたチームが前に進むためにあれこれ担当しています。子育てと仕事のバランスを楽しめるよう、日々模索しています。