属人化していたオペレーションをみんなで出来るように工夫してみた

こんにちは、 Gaji-Labo 横田です。弊社では、フロントエンドエンジニアUIデザイナーを積極的に募集中です。人数の少ない小さな会社なので、採用専任の人材はおらず、採用活動に関する社内タスクやオペレーションが属人化して、特定のメンバーに負荷がかかってしまうのが課題でした。この課題に対し、今期 OKR で「属人化しているタスクへの全員のコミット率を100%にする」というキーリザルトを掲げ、まずは採用関連のオペレーションできる人を増やして関連するドキュメントを厚くすること、次の四半期以降も継続的に回せることにフォーカスをあてたアクティビティを積むことにしました。このアクティビティを積むために工夫したことを書いてみます。

ハンズオンで実際にやってみる

オペレーション経験者と未経験者でハンズオンをやりました。初めてそのタスクに着手する人が Zoom や Discord 等、画面共有できるツールで自身の画面を共有します。あらかじめ esa 等にまとめてあるドキュメントを参照しながら、オペレーション経験者に正解を解説してもらいます。次に誘導・フォローしてもらいながら、実際にオペレーションの完了まで手がけることで、次はひとりで出来るようになりました。
さらにハンズオンを受けた側が、受けて終わり、次はひとりでやってみるだけでなく、別のメンバーにむけてフォローする側を担当出来るようになるまで、オペレーションへの理解を深めることをゴールにしました。

ドキュメントをその場で更新する

ハンズオンを行ってみると、属人性により暗黙知でやっていたステップやフローが明確になりました。これらの項目をハンズオンを受けているその場でドキュメントに都度追記していくことで、ドキュメントの精度が上がりました。
ドキュメントの内容が厚くなり、理解が深まると、初見でも同じ手順をふめるようドキュメント構造を整備でき、質の向上にもつながります。
後からしっかりまとめようとすると、忘れてしまったり重たくなって着手しにくくなるので、情報を育てるつもりで都度更新していくフットワークの軽さを大事にしました。

粒度を小さくしたタスクで相手に手渡す

ひとつのオペレーションフローは、小さなタスクの連続で成りたっています。初めての取り組みを誰かに依頼する時に、小さい粒度で渡すようにすると、双方の負荷が少なく、実践しやすくなりました。一通りの流れを連続で手がけると大きすぎる場合には、例えば「テンプレートをコピーしてシートを作成する」といった感じに小さく切り出して渡せるとよさそうです。

フラットに声をかけ合う

オペレーションできる人を増やしたり組織内で1タスクの再現性を高めるために、Slack でメンバーに「やってみませんか?」とメンションしてみる。メンバー全員に「x 時から xx の作業するので見れる人は見にきてください。ここの zoom でやります」と呼びかけてみる。声をかけて起こせるアクションは、誰からでもいつでもどこからでも起こしていい。フラットに、明示的に、声をかけあって、オペレーションにコミットできるメンバーが自分を含め増えました。

採用活動に関わらず、こうした社内タスクでの小さな工夫は、顧客に伴走し、顧客のプロジェクトやサービスをより良くしていくためのコミュニケーションの土台にもなります。

Gaji-Labo を少しでも気になった方のお声がけ、お待ちしております。

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投稿者 Yokota Tomoko

運用やアクセシビリティに配慮したHTML/CSSの設計やコンポーネント作成、スタイルガイドの構築、コードレビュー、組み込み、要件の整理、社内進行管理、顧客とのコミュニケーションまで、ジョインしたチームが前に進むためにあれこれ担当しています。子育てと仕事のバランスを楽しめるよう、日々模索しています。